Den Antrag auf Teilnahme am wettbewerblichen Dialog stellen Sie bei der Vergabestelle. Er muss dort 37 Tage nach der Absendung der Bekanntmachung eingehen.
Die Vergabestelle lädt die ausgewählten Unternehmen zu Verhandlungen über die Einzelheiten des Auftrags ein. Der Dialog kann in verschiedenen Phasen erfolgen. Diese sollen mit dem Ziel aufeinander aufbauen, die Zahl der in der Dialogphase zu erörternden Lösungen zu verringern und leichter zu handhaben. Die Vergabestelle muss die Dialogphasen in der Bekanntmachung oder in der Beschreibung angeben. Entscheidet die Vergabestelle, dass ein Unternehmen an der nächsten Dialogphase nicht mehr teilnehmen soll, muss sie es informieren.
Der wettbewerbliche Dialog ist ergebnisoffen. Die Vergabestelle erklärt den Dialog für abgeschlossen, wenn
- erkennbar ist, dass keine Lösung gefunden werden kann, oder
- eine Lösung gefunden wurde, die den Bedarf der Vergabestelle erfüllt.
In beiden Fällen sind die beteiligten Unternehmen über den Abschluss des Dialogs zu informieren. Wurde eine Lösung gefunden, fordert die Vergabestelle die an der Dialogphase noch beteiligten Unternehmen auf, ein endgültiges Angebot vorzulegen. Basis des Angebots ist die in der Dialogphase eingereichte und erörterte Lösung. Die Vergabestelle prüft die Angebote und wählt das wirtschaftlichste Angebot aus.
Sie kann das ausgewählte Unternehmen bitten, Einzelheiten des Angebots nochmals zu erläutern oder Zusagen des Angebots zu bestätigen.
