Die zu ehrende Person muss entweder ihren ständigen Wohnsitz in der Stadt Trier haben oder durch ihre Tätigkeit für das Gemeinwohl mit der Stadt Trier eng verbunden sein. Träger der Ehrenbürgerwürde, des Ehrensiegels und des Ehrenringes sind von der Verleihung des Ehrenbriefes ausgeschlossen.
Das Vorschlagsrecht zur Verleihung des Ehrenbriefes haben die im Stadtrat vertretenen Fraktionen und die jeweils zuständigen Ausschüsse. Über den Antrag entscheidet der Steuerungsausschuss.
Die Ehrung nimmt der Oberbürgermeister oder eine Beigeordnete bzw. ein Beigeordneter in einer Feierstunde vor. Dabei wird der berufenen Persönlichkeit der Ehrenbrief und eine Ehrengabe überreicht.