Einleitung und Eröffnung des Zugangs
Die Stadt Speyer bietet Möglichkeiten zur elektronischen
Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich
die elektronische Kommunikation nach dem
Landesverwaltungsverfahrensgesetz i. V. m. § 3 a des
Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung
elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen
Zugang eröffnet hat. Die Stadt Speyer eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der
folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische
Kommunikation:
Mail-Adressen
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:
Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere
E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese
Adressen können Sie nicht formgebundene E-Mails senden.
Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
mit der Stadtverwaltung Speyer
Ist durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet, kann diese durch die elektronische Form ersetzt werden. Für eine formgebundene Kommunikation
(hier ist Ihre eigenhändige
Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit
einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) vom 18.07.2017 (BGBl. I S. 2745),
in der jeweils geltenden Fassung, versehen. Das signierte elektronische Dokument ist ausschließlich an folgende Mail-Adresse zu richten: stv-speyer[at]poststelle.rlp.de. Für diese Art der Kommunikation ist eine
individuelle Registrierung bei der Virtuellen Poststelle des Landes
Rheinland-Pfalz erforderlich, die unter www.rlp-service.de möglich ist.
Verschlüsselung Ihrer Dokumente
Vor der Übersendung Ihrer
Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder
Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de)
registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Speyer als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat
für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische
Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit
während der Datenübermittlung gewährleistet ist.
Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den
Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen.
Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS
übermittelt Ihnen einen Aktivierungslink an die von Ihnen
angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS
künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie
elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Speyer und anderen
Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Die
Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme.
Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die
Stadtverwaltung Speyer und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen
Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen
Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen,
müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich
registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die
Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.
Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so
beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt
gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende
Dateiformate können verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat (*.pdf)
- Grafikformate (*.jpg/jpeg, *.tif/tiff)
Sie können auch Dokumente in folgenden Office-Formaten übersenden:
- Rich Text Format (*.rtf)
- Microsoft Word (*.doc/docx)
- Microsoft Excel (*.xls/xlsx)
- Open Office Dokumente (*odt, *ods)
Elektronische Nachrichten mit solchen Dateianhängen werden allerdings zum Schutz unserer IT-Netze vor potenzieller Schadsoftware von unserer Sicherheitsrichtlinie ausgefiltert und zunächst in einem Quarantäneordner bis zur individuellen Freigabe zwischengespeichert. Dies kann eine Verzögerung der Bearbeitung zur Folge haben, auf die wir ausdrücklich hinweisen. Daher empfehlen wir grundsätzlich das pdf- oder die Grafik-Formate.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail unter Umständen nicht bearbeitet werden
E-Mail nicht verarbeitbar
Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie, soweit
möglich, durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B.
durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen
von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
In seltenen Fällen ist es jedoch möglich, dass eine Information
Ihrerseits von uns nicht durchgeführt werden kann. Wir bitten dies zu
beachten.
Angebote Dritter
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunkation mit der Stadt Speyer, jedoch nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen
Behörden.
Ansprechpartner zur elektronischen Kommunikation
Sollten Sie Fragen zu Mail-Verkehr, Verschlüsselung und elektronischer Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die
Stadtverwaltung Speyer
Hauptverwaltung
