Unterweisungen sollten grundsätzlich

• vor Aufnahme der Tätigkeit,
• bei Veränderungen in den Aufgabenbereichen oder Arbeitsabläufen,
• nach Unfällen, Beinahe-Unfällen, auffälligen sicherheitswidrigen Verhalten,
• bei der Einführung neuer Arbeitsmittel, Technologien, Arbeitsstoffe,
• bei neuen Erkenntnissen aus der Überarbeitung der Gefährdungsbeurteilung oder
• selten vorkommenden Arbeiten

erfolgen.

Bei unveränderter Gefährdungssituation und Arbeitsaufgabe ist die Unterweisung mindestens jährlich zu wiederholen. Kürzere Unterweisungsintervalle können sich beispielsweise aus speziellen Arbeitsschutzvorschriften wie dem §29 Jugendarbeitsschutzgesetz ergeben.

Der Inhalt der Unterweisung ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Die Form der Durchführung ist nicht vorgeschrieben und erfolgt in der Regel mündlich, ggf. mithilfe elektronischer Medien. Sie bezieht die Beschäftigten aktiv mit ein und erfolgt bevorzugt am „Ort des Geschehens“.  Dabei muss die Unterweisung mindestens folgende Inhalte umfassen:

• die konkreten, arbeitsplatz- und aufgabenbezogenen Gefährdungen,
• die dagegen getroffenen und zu beachtenden Schutzmaßnahmen,
• die vorgesehenen sicherheits- und gesundheitsgerechten Verhaltensweisen,
• die Notfallmaßnahmen,
• die einschlägigen Inhalte der Vorschriften und Regeln.

Ein effektives Instrumentarium und gute Basis einer Unterweisung ist die Verwendung der Betriebsanweisungen.

Betriebsanweisungen informieren Ihre Beschäftigten in schriftlicher Form über die innerbetrieblichen Gefahren, die durch chemische und biologische Stoffe, Arbeitsmittel, Fahrzeuge und technische Anlagen und den Umgang mit ihnen entstehen können. Betriebsanweisungen müssen auf die individuellen Arbeitsplätze ausgerichtet, leicht verständlich und übersichtlich sein. Daher sind sie grundsätzlich nach einem bestimmten Schema aufgebaut. In den Betriebsanweisungen sind alle notwendigen Sicherheitshinweise und die in der Gefährdungsbeurteilung ermittelten Unfall- und Gesundheitsgefahren sowie die daraus resultieren Schutzmaßnahmen enthalten.

Bitte vergessen Sie nicht zu dokumentieren, dass Sie Ihrer Unterweisungspflicht nachgekommen sind. Die Dokumentation muss alle notwendigen Angaben enthalten, wie

• Betriebsteil,
• Datum,
• Inhalt der Unterweisung,
• Namen der Teilnehmenden und Unterweisenden sowie
• Unterschrift der Teilnehmenden und Unterweisenden.  

Mit der Unterschrift bestätigen Ihre Beschäftigten nicht nur, dass sie an der Unterweisung teilgenommen haben, sondern auch, dass sie den Inhalt verstanden haben. Ein Muster für die Dokumentation der Unterweisung finden Sie in der DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“.

Es ist nicht immer einfach, die Unterweisungen in den betrieblichen Alltag zu integrieren. Die Gründe liegen oft in dem als enorm empfundenen Zeitaufwand, am scheinbaren Fehlen der passenden Arbeitsschutzthemen und an der Suche nach dem passenden Zeitfenster. Werden die folgenden Punkte beherzigt, kann die Unterweisung der alltäglichen Arbeitsprozesse zumeist in den routinierten Arbeitsablauf eingebunden werden und die oben beschriebene Problematik wird entzerrt.

• Nehmen Sie für Unterweisungen die Betriebsanweisung hinzu,
• suchen Sie überschaubare Unterweisungsthemen, die nicht länger als 5-10 Minuten dauern z. B. die richtige Handhabung eines Rasenmähers oder Hygieneanforderungen beim  Wickeln in der Kita,
• integrieren Sie die Unterweisungen in regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen z. B. in Teamsitzung oder bei Treffen vor Ort,
• beziehen Sie die Beschäftigten aktiv z. B. durch Frage-Antwortrunden mit ein,
• verwenden Sie für Ihre Dokumentation eine Vorlage, auf der Sie stichpunktartig vermerken, was unterwiesen wurde und lassen Sie diese unterschreiben. Bitte vergessen Sie das Datum nicht.

Grundsätzlich ist die Unterweisung persönlich durchzuführen, dabei sind E-Learning-Programme jedoch ein gutes elektronisches Hilfsmittel. Die DGUV-Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“ gibt hier folgende Richtlinien vor:

• Die Unterweisungsinhalte müssen arbeitsplatzspezifisch aufbereitet sein und zur Verfügung gestellt werden,
• es muss eine Verständnisprüfung stattfinden und
• es muss jederzeit ein Gespräch zwischen Teilnehmenden und Unterweisenden möglich sein.

Das bedeutet, dass beim computergestützten Lernen, auch als „Blended Learning“ bezeichnet, die Grundlagen in elektronischer Form im Lernprogramm vermittelt und abgefragt werden. In einem anschließenden Gespräch werden der Bezug zu den konkreten arbeitsplatzbezogenen Gefährdungen hergestellt, offene Fragen geklärt und ggf. spezielle Handhabungen oder Schutzmaßnahmen praktisch vermittelt. Somit kann und soll die Unterstützung durch elektronische Hilfsmittel die persönliche Unterweisung durch den Vorgesetzten vor Ort nicht ersetzen.