Der Landkreis Mayen-Koblenz ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Er wird vertreten durch Landrat Dr. Alexander Saftig.
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Elektronischer Zugang zur Verwaltung
Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.
1. Zugangseröffnung
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
Auf unter Ziffer 2 beschriebenen Kommunikationsweg können Sie auch die auf der Homepage der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz übersenden. Darüber hinaus nimmt die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz keine weitere Mitteilung.
2. Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Kreisverwaltung Mayen-Koblenz stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 2.1. beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
2.1. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (http://www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen, soweit eine entsprechende Zugangseröffnung ausgesprochen ist. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de.
2.2. Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 3) können Sie Ihre Mitteilungen an die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt.
2.3. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten
Die von der der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten finden Sie unter http://www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“.
3. Formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
mailto:
Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.
4. Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz wenden Sie sich bitte an:
Matthias Kray
Informations- und
Telekommunikationstechnik
Tel.: 0261 / 108-602
Fax: 0261 / 108-8-602
E-Mail:
Raum: 234
5. Hinweise und rechtliche Besonderheiten
Betreiber der virtuellen Poststelle:
Landesbetrieb Daten- und Information (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
Tel.: 0180 / 2000 620
Fax: 06131 / 605-145
E-Mail:
Rechtliche Besonderheiten:
Allgemeine Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ (AGB VPS)
Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der »Allgemeinen Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz« (AGB VPS).
Durch Nutzung der VPS erkennt der Nutzer die AGB VPS an.
Gewährleistung / Haftung
Die Nutzung der virtuellen Poststelle erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.
Datenschutz
Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.
[1] Formfrei: hier ist eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben (zum Beispiel.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.).
[2] Formgebunden: hier ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben (zum Beispiel: Anmeldungen und andere Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungsverfahrens beziehungsweise gemäß §126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) auch Verträge und ähnliches im Privatrecht).
[3] Die virtuelle Poststelle ist ein Internetdienst. Dieser erlaubt einem beliebigen Absender elektronisch signierte Dokumente, die für ein System der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz bestimmt sind, gesichert und nachvollziehbar einzuliefern.
Umsatzsteuer-ID
DE148722940
