Beglaubigungen

Allgemeine Beschreibung

In vielen Bereichen des täglichen Lebens besteht immer wieder das Erfordernis, die eigene Unterschrift oder Kopien wichtiger Dokumente beglaubigen zu lassen.

Man unterscheidet in 3 Arten von Beglaubigungen:

• Amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften
• Amtliche Beglaubigung von Unterschriften
• Öffentliche Beglaubigung von Unterschriften

Amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften

Voraussetzung für eine amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften ist, dass das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die zu beglaubigende Fotokopie /Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde dient. Eine Kopie / Abschrift kann nur dann amtlich beglaubigt werden, wenn das entsprechende Original vorgelegt wird.

Amtlich beglaubigt werden häufig

• Zeugnisse von Schulabgängern zur Bewerbung an Universitäten und Fachhochschulen
• Zeugnisse zur Anmeldung an Meisterschulen
• Approbationsurkunden von Ärzten
• Nachweise über z.B. Beschäftigungszeiten in Rentenangelegenheiten

Personenstandsurkunden wie Geburts- Heirats- und Sterbeurkunden welche von deutschen Standesämtern ausgestellt wurden, dürfen nicht amtlich beglaubigt werden. Lediglich Standesbeamte dürfen beglaubigte Ablichtungen oder Abschriften aus den von ihnen geführten Personenstandsbüchern erstellen.

Wichtig:

Wird eine Ablichtung oder Abschrift einer Personenstandsurkunde benötigt, so muss diese bei dem jeweils zuständigen Standesamt direkt angefordert werden.

Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Eine amtliche Beglaubigung von Unterschriften und Handzeichen ist erforderlich, wenn das zu unterzeichnende Schriftstück aufgrund einer Rechtsvorschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder sonstigen Stelle benötigt wird.

Benötigt ein Verkehrsteilnehmer z.B. eine Auskunft aus dem Verkehrszentralregister, so bedarf die Unterschrift im entsprechenden Anschreiben an das Kraftfahrt-Bundesamt in Flensburg der amtlichen Beglaubigung.

Ist die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift vorgeschrieben, so kann diese nicht durch eine amtliche Beglaubigung ersetzt werden.

Öffentliche Beglaubigung von Unterschriften

Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift ist erforderlich, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder für Beglaubigungen, welche nicht auf die Vorlage bei einer bestimmten Behörde beschränkt sein sollen wie z.B.

• Eintragungen im Grundbuch,
• Löschungsbewilligungen von Eintragungen im Grundbuch,
• Erbschaftsausschlagungen,
• Eintragungen bzw. Änderungen im Vereinsregister.

Ist in einer solchen Angelegenheit nicht nur die Unterschrift, sondern das gesamte Dokument zu beglaubigen, ist hierfür ausschließlich der Notar zuständig.

Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift kann durch eine notarielle Beurkundung ersetzt werden. Ist jedoch eine notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben, kann diese nicht durch eine öffentliche Beglaubigung ersetzt werden. So bedarf z.B. ein Grundstückskaufvertrag mit den entsprechenden Unterschriften immer der notariellen Beurkundung.

Da die Beglaubigung einer Unterschrift der Identitätskontrolle einer bestimmten Person dient, ist die Vorlage eines gültigen Reisepasses oder Personalausweises erforderlich.

Für Beglaubigungen werden Gebühren nach dem Landesgebührengesetz für Rheinland-Pfalz erhoben. Beglaubigungen in folgenden Angelegenheiten sind gebührenfrei

• Arbeits- und Dienstleistungen einschließlich der Bescheinigungen zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen,
• Besuch der allgemein bildenden und berufsbildenden Schulen sowie der Hochschulen einschließlich der Bescheinigung zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen von Schülerinnen und Schülern sowie von Studentinnen und Studenten,
• Beglaubigungen von Zeugnisabschriften und -fotokopien bis zum vierten Exemplar für Schulabgängerinnen und Schulabgänger allgemein bildender und berufsbildender Schulen, wenn die Beglaubigungen für Bewerbungszwecke (Ausbildungs- und Arbeitsverhältnisse) benötigt werden,
• Zahlung von Ruhegehältern, Witwen- und Waisengeldern, Krankengeldern, Unterstützungen und dergleichen aus öffentlichen und privaten Kassen,
• Gnadensachen, Angelegenheiten der Sozial- und Jugendhilfe sowie der Kriegsopferfürsorge,
• Nachweise der Bedürftigkeit, steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge.

Die öffentlich beglaubigte Urkunde bleibt eine Privat-Urkunde; nur die Unterschrift genießt öffentlichen Glauben.  In Rheinland-Pfalz ist abschließend geregelt, wer die öffentliche Beglaubigung vornehmen darf (§§ 1 und 2 des Landesgesetzes über die Beglaubigungsbefugnis vom 21.07.1978). Es sind das:

Ortsbürgermeister und Ortsvorsteher, die Verbandsgemeindeverwaltungen und die Gemeindeverwaltungen der verbandsfreien Gemeinden und

die Stadtverwaltungen der kreisfreien und großen kreisangehörigen Städte.

Ab dem 01.01.2011 kann die Unterschriftsbeglaubigung für Einwohnerinnen und Einwohner des Landkreises auch bei der Kreisverwaltung vorgenommen werden. 

Amtliche Beglaubigung

Darunter wird die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original verstanden.

Grundsätzliche Ausführungen zur amtlichen Beglaubigung enthalten §§ 33 und 34 VwVfG. Laut § 65 BeurkG beschränkt sich die Beweiskraft der amtlichen Beglaubigung auf den in dem Beglaubigungsvermerk genannten Verwendungszweck. Jede Wohnortgemeinde, der Notar und auch die Kreisverwaltung können amtliche Beglaubigungen vorzunehmen.

ACHTUNG:

Eine Personenstandsurkunde (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Lebenspartnerschaftsurkunde) darf nicht amtlich beglaubigt werden.

Notarielle Beurkundung

Der Notar beurkundet nach dem Beurkundungsgesetz.

Der Notar nimmt öffentliche Beurkundungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (z.B. Kaufvertrag beim Grundstückskauf; im Erbrecht, Familienrecht oder nach HGB etc.) vor. Darüber hinaus kann er immer dann eine Beurkundung vornehmen, wenn keine besondere Stelle dazu ermächtigte ist.

Der Notar kann auch öffentliche Beglaubigungen vornehmen. Im Gegensatz zur Beglaubigungsstelle bei einer Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung oder der Verbandsgemeindeverwaltung ist der Notar (sofern er dazu befragt wird) zur kostenlosen Aufklärung im Zusammenhang mit der öffentlichen Beglaubigung verpflichtet.

Zuständigkeiten:

Verschiedene Beurkundungen dürfen nur und ausschließlich durch eine bestimmte Stelle vorgenommen werden. Beispielsweise kann eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde nur vom zuständigen Standesbeamten ausgestellt werden. Zuständig ist das Standesamt, das örtlich zuständig ist bezüglich des Ereignisortes. Beispiel: Man ist in Speyer geboren und benötigt einen neue Geburtsurkunde: zuständig ist das Standesamt Speyer. Hinweis: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden werden nur als Original ausgestellt. Konkrete Beispiele:

amtliche Beglaubigung (von Zeugnissen u.ä.) > möglich durch die Wohnortgemeinde, die Kreisverwaltung oder den Notar

Vorbeglaubigungen/Apostille (Beglaubigung der Unterschrift und Zuständigkeit) für Urkunden des Personenstandes für die Verwendung im Ausland) > zuständig ist die Kreisverwaltung - (Weitere Informationen hier)

öffentliche Beglaubigung und Beglaubigung der Unterschrift > zuständig ist die Wohnortgemeinde oder der Notar

Gesetzliche Grundlagen in Langform:

ZPO = Zivilprozessordnung
BurkG = Beurkundungsgesetz
PStG = Personenstandsgesetz
BNotG = Bundesnotargesetz
KJHG = Kinder- und Jugendhilfegesetz = 8. Buch Sozialgesetzbuch
BGB = Bürgerliches Gesetzbuch
HGB = Handelsgesetzbuch
VwVfG = Verwaltungsverfahrensgesetz