Keine Verbindung zum EPoS-Netz

Bei technischen Problemen im Zusammenhang mit EPoS können Sie sich direkt an die EPoS-Hotline des Landesmedienzentrums, Herrn Günter Kraus, wenden – entweder per E-Mail oder telefonisch unter der Telefon: 0261 9702-303.

Die richtige Software einsetzen

Das Formular „Unfallanzeige.pdf“ kann mit dem weit verbreiteten, kostenfrei verfügbaren Programm Adobe Acrobat Reader in der Version 8 und höher bearbeitet werden. Eine Adobe Acrobat Vollversion ist nicht erforderlich. Sie können diese Software auch über den Link auf unserer Internetseite herunterladen. Wenn Sie mehrere pdf-Anzeigeprogramme verwenden, achten Sie bitte darauf, die Unfallanzeige nur mit dem Adobe Acrobat zu bearbeiten.

Das Formular kann nicht bearbeitet werden

Wenn das Formular nicht geöffnet, beschrieben, gespeichert oder gedruckt werden kann: Ohne aufwendige Ursachenerforschung sollten Sie es mit einer „sauberen“ Vorlage neu versuchen. Auf der Homepage der Unfallkasse Rheinland-Pfalz steht der Vordruck zum Download bereit (www.ukrlp.de/Service/Unfallanzeige). Hier finden Sie alle Informationen rund um die Unfallanzeige.

Insbesondere ist in „Informationen zum pdf-Formular und zur Übermittlung mit EPoS“ genau erläutert, wie Sie die Daten eingeben. Ältere pdf-Formulare können nicht eingesetzt werden. Das gültige Muster finden Sie hier und kann insbesondere an dem Feld (3) Schulnummer (Schlüssel des Statistischen Landesamtes) oben rechts erkannt werden.

EPoS „gehört” der Schulleitung

Unfallanzeigen können der Schulleitung versandfertig als Dateien vorgelegt werden. Mit wenig Zeitaufwand muss die Schulleitung nur die Mailanschrift der Unfallkasse auswählen und die Dateien als Anhang hinzufügen. In der Mail selbst reicht der Betreff „Unfallanzeige“, ein Text kann und sollte entfallen. Das erleichtert unsere Bearbeitung. 

Die ausschließliche Nutzung von EPoS durch die Schulleitungen bleibt also gewahrt, wenn diese Aufgaben nicht delegiert werden. Die Schulleitung kommt insoweit ihrer rechtlichen Verantwortung nach und ist zu den Fragen der Sicherheit und des Unfallgeschehens immer aktuell informiert.

Mit einer Mail können auch mehrere Unfallanzeigen versendet werden.

Ist die Unfallanzeige auch bei der Unfallkasse angekommen?

Bei jährlich 80.000 Schulunfällen können wir im Einzelfall den Eingang der Unfallanzeige nicht schriftlich oder telefonisch bestätigen. Bei einer entsprechenden Konfiguration der Mailprogramme werden gesendete Mails in einem besonderen Ordner abgelegt. Technische Probleme melden die Mailsysteme in der Regel. Insoweit ist eine Eingangsbestätigung entbehrlich.

Die handschriftliche Unfallanzeige der Schüler oder Lehrer muss abgetippt werden

Ja, handschriftlich können Unfallanzeigen nicht mehr ausgefüllt werden. Das ist der Stand moderner Datenverarbeitung und beim Einsatz von Bürosoftware unumgänglich. Jede Schule kann für sich entscheiden, wie sie Unfallmeldungen aufnimmt. Verantwortlich für den Inhalt und die Übermittlung ist die Schulleitung.

Weitere Unterlagen können nicht beigefügt werden

Anlagen zur Unfallanzeige, z. B. Rechnungen, müssten gescannt werden, um sie per Mail zu versenden. Wenn das nicht möglich ist, bleibt es bei der Übermittlung im Brief oder per Fax.

Nutzung des schuleigenen Mail-Systems

Das EPoS-System läuft in einem gesicherten Bereich, der nur die Kommunikation zwischen den berechtigten Stellen ermöglicht.

Die persönlichen Daten einer Unfallanzeige unterliegen dem besonderen Schutz der Sozialdaten. Eine Datenübermittlung ist nur in dem abgesicherten EPoS-Netz an ukrlp@spam protectsl.bildung-rp.de möglich. Ausnahmen sind ausgeschlossen. Der Absender ist rechtlich verantwortlich, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Das eingesetzte Schulverwaltungsprogramm unterstützt den neuen Vordruck nicht

Jede Software muss an Veränderungen und neue Rahmenbedingungen angepasst werden.

Die elektronische Unfallanzeige kann nicht unterschrieben werden

Bei der elektronischen Unfallanzeige ist nur die Namenswiedergabe, nicht die Unterschrift der Schulleiterin/des Schulleiters oder des Beauftragten erforderlich. Die Authentizität wird durch das System EPoS gewährleistet.

Wo soll die Sicherheitsbeauftragte/der Sicherheitsbeauftragte unterschreiben?

Die Sicherheitsbeauftragte/der Sicherheitsbeauftragte ist über jeden Unfall in Kenntnis zu setzen. Die Unterschrift ist nicht erforderlich.