Aufbau, Aufgabe(n) und Arbeitsablauf

Eine Teilprozessgruppe (TPG) hat bis zu zwölf Mitglieder. Drei Personen aus der TPG bilden das Leitungsteam der Teilprozessgruppe.

• Die Mitglieder der Teilprozessgruppe haben sich um die Mitarbeit beworben (Interessebekundungsverfahren), sind von der Leitungskonferenz oder von der Gesamtmitarbeitervertretung benannt worden.
• Die Mitglieder der Teilprozessgruppe werden unter Berücksichtigung dieser Bewerbungen bzw. Bennungen von der Leitungskonferenz bestimmt. Die Mitglieder des Leitungsteams der Teilprozessgruppe werden ebenfalls von der Leitungskonferenz (LeiKo) im Bischöflichen Generalvikariat bestimmt.

Das Leitungsteam der Teilprozessgruppe kann Untergruppen zur Bearbeitung von Arbeitspaketen im Rahmen des Gesamtauftrags einrichten und beauftragen. Der Auftrag für die jeweilige Untergruppe ist schriftlich festzuhalten und dem Synodenbüro zur Kenntnis zu geben.

• Werden in den Untergruppen über die von der LeiKo bestimmten Mitglieder der Teilprozessgruppe hinaus weitere Mitglieder zur Mitarbeit benötigt, wählt das Leitungsteam diese aus der Liste von Interessen-Bekundungen, LeiKo- und MAV-Vorschlägen aus. (Die Leitungskonferenz stellt aus der Gesamtliste aller Interessenbekundungen für die jeweiligen Teilprozessgruppen eine Auswahlliste zur Verfügung.)
• Über die Personalisierung von Untergruppen berichtet das Leitungsteam dem Synodenbüro. Sollten Kompetenzen benötigt werden, die nicht durch die in der Liste aufgeführten Personen abgedeckt sind, entscheidet die Leitungskonferenz auf Antrag des Leitungsteams über eine erweiterte Personalisierung.

Aufgaben in der Teilprozessgruppe

Die Mitglieder der TPG schließen mit dem Bischöflichen Generalvikar eine Vereinbarung über ihre Mitarbeit. Darin erklären die Mitglieder, dass sie einen Beitrag zum Gelingen des Auftrags der Teilprozessgruppe einbringen werden und dafür entsprechende Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

(Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bistums gelten über diesen Kontrakt hinaus die „Absprachen zwischen der Gesamtmitarbeitervertretung und dem Generalvikar des Bistums Trier in Bezug auf Abordnungen und Umsetzungen von Mitarbeitenden im Rahmen der synodalen Umsetzung“).

Die Mitglieder der Teilprozessgruppe nehmen regelmäßig an den Treffen der TPG teil und übernehmen einzelne Arbeitsaufträge; so tragen sie Mitverantwortung dafür, dass die Teilprozessgruppe ihre Ziele erreicht.

Für die Mitglieder des Leitungsteams der Teilprozessgruppe gelten folgende Leitungs-Aufgaben:

Das Leitungsteam trägt gemeinsam die Verantwortung dafür, dass die Teilprozessgruppe die Ziele erreicht, die im Auftrag der Leitungskonferenz niedergelegt sind. Besondere Aufgaben sind:

• die Organisation und Strukturierung der Teamarbeit; das Leitungsteam leitet die Sitzung und überwacht die Prozess-Fortschritte, es nimmt Ergebnisse der Untergruppen zur Kenntnis und überwacht deren Fortschritte;
• die Vertretung der Teilprozessgruppe nach außen; insbesondere nimmt ein Mitglied des Leitungsteams an den regelmäßigen Treffen der Leitungen der Teilprozessgruppen teil. (Diese Aufgabe sollte eine Person des Leitungsteams kontinuierlich übernehmen - die Vertretung ist zu regeln.);
• die Dokumentation der Sitzungen, des Gesamtprozesses und das Erstellen von Reports; für Dokumentation und Reports nutzt das Leitungsteam die zur Verfügung gestellten Vorlagen.

Die Teilprozessgruppe wird von der Leitungskonferenz (LeiKo) eingerichtet. Die LeiKo

• erteilt einen schriftlichen Auftrag,
• personalisiert die Teilprozessgruppe,
• bestimmt das Leitungsteam,
• gibt die Liste frei, aus der weitere Mitglieder der Teilprozessgruppe (in Untergruppen) bestimmt werden können.

Grundlage der Arbeit der Teilprozessgruppe ist der Arbeitsauftrag. Dabei gilt das Abschlussdokument der Diözesansynode als verbindlicher Rahmen des kirchlichen Handelns im Bistum Trier und damit auch der TPG.

Die Mitglieder der Teilprozessgruppe planen den weiteren Prozess ausgehend von den im Auftrag formulierten Zielen und Meilensteinen. Das Leitungsteam entscheidet aufgrund der Prozessplanung über die Benennung von (weiteren) Mitglieder der Untergruppen der TPG.

Resonanzpartnerinnen und Resonanzpartner der Teilprozessgruppe sind mindestens die Personen, die ihr Interesse daran und ihre Bereitschaft dazu bekundet haben. Des Weiteren können die Personen Resonanzpartnerinnen und Resonanzpartner sein, die ihr Interesse an einer Mitarbeit in der Teilprozessgruppe bekundet haben und nicht als Mitglieder der TPG ausgewählt wurden. Das Leitungsteam kann weitere Resonanzpartnerinnen und -partner bestimmen.

Die Resonanzpartnerinnen und Resonanzpartner werden mindestens einmal eingeladen oder um ein schriftliches Statement zu Zwischenergebnissen der Teilprozessgruppe gebeten.

Das Leitungsteam sorgt für eine angemessene Einbindung der Resonanzpartner/innen; Resonanz(en) soll(en) zu einem Zeitpunkt stattfinden, an dem sie sich noch auf das Endergebnis bzw. das Meilenstein-Ergebnis der Teilprozessgruppe auswirken kann / können. Die Planung der Resonanz ist im Meilensteinplan der Teilprozessgruppe schriftlich festzulegen.

Bistumsprojekte bearbeiten schon Handlungsfelder und entwickeln innovative Praxis, die für die Teilprozessgruppe(n) relevant sind; das Synodenbüro sorgt für eine geeignete Vernetzung der Teilprozessgruppen mit den Leitungsteams der TPGs.

Die Teilprozessgruppen sollen durch ihre Arbeit die pastorale Praxis anregen. So können noch während der Arbeitsphase der TPG aus lokalen Projekte und pastorale Initiativen wichtige praktische Impulse in die Teilprozessgruppen-Arbeit einfließen. Anderseits realisieren sich in diesen Initiativen sichtbar die Veränderungen, die die Synode angeregt hat.