Grundlage aller Urkunden ist das Personenstandsregister. Dieses wird am Ort des Ereignisses (Geburt, Eheschließung, Begründung Lebenspartnerschaft, Sterbefall) geführt. Sämtliche Urkunden sind daher bei dem Standesamt anzufordern, das diesen Personenstandsfall beurkundet hat, also z.B. beim Standesamt des Geburtsortes.

Welche Arten von Urkunden bekomme ich beim Standesamt?
Das Standesamt stellt Ihnen auf Wunsch folgende Urkunden bzw. Abschriften aus:

•    Geburtsurkunden

•    Eheurkunden

•    Lebenspartnerschaftsurkunden

•    Sterbeurkunden

•    Beglaubigte Abschriften aus dem Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- oder Sterberegister

•    Mehrsprachige Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden

Daneben erhalten Sie auch eine beglaubigte Abschrift aus dem als Heiratseintrag fortgeführten Familienbuch, wenn es zum Zweck des Nachweises eines Kindes, dessen Geburt nicht in einem deutschen Personenstandsregister beurkundet ist, benötigt wird. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine Personenstandsurkunde. In allen anderen Fällen wird statt einer beglaubigten Abschrift aus dem als Heiratseintrag fortgeführten Familienbuch eine Eheurkunde ausgestellt.

Wer bekommt eine Urkunde?

Die Erteilung von Auskünften bzw. die Ausstellung von Urkunden unterliegt den besonderen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen des Personenstandsgesetzes. Danach erhalten nur Personen Auskünfte bzw. Urkunden, auf die sich der Eintrag bezieht, sowie von deren Ehegatten, Vorfahren (Eltern, Großeltern) und Abkömmlingen (Kinder, Enkel). Andere Personen können nur dann eine Personenstandsurkunde verlangen, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Bei Geschwistern reicht bei Beantragung einer Geburts- oder Sterbeurkunde allerdings schon ein berechtigtes Interesse aus.

Falls Sie nicht zu dem genannten Kreis der Berechtigten zählen, müssen Sie eine schriftliche Vollmacht des Berechtigten einreichen bzw. Ihr rechtliches bzw. berechtigtes Interesse glaubhaft machen. In der Regel reicht es aus, wenn Sie einen vollstreckbaren Titel oder Vollstreckungsbescheid zum Mahnbescheid, ein Urteil oder ähnliches vorlegen. 

Für die Benutzung der Personenstandsregister für wissenschaftliche Zwecke gelten die besonderen Regelungen des § 66 des Personenstandsgesetzes. Bitte lassen Sie sich ggf. hierzu beraten.

Wie bekomme ich Urkunden?

Urkunden können Sie bei uns wie folgt anfordern:

•    Persönliche Vorsprache :Sie können die Urkunden zu unseren Öffnungszeiten persönlich beantragen und in der Regel sofort mitnehmen. Bitte bringen Sie Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass mit. Wenn Sie sich lange Wartezeiten ersparen möchten, ist es ratsam, die gewünschten Urkunden 1-2 Tage vorher schriftlich, per E-mail oder Online vorzubestellen. Weisen Sie bitte darauf hin, dass Sie die Urkunden persönlich abholen werden.

•    Online Bestellung im Bereich des Onlineportals: Sie können Urkunden Online bestellen. Diesen Service finden Sie links in der Menüleiste unter dem Punkt Onlineportal. Hier werden Sie einfach und intuitiv durch die Dateneingabe geführt. Eine Onlinehilfe ist dabei zu jedem Zeitpunkt verfügbar. Vergessen Sie bitte nicht Ihre E-Mail-Adresse einzutragen. Beachten Sie, dass wir über diesen Service die bestellten Urkunden nur nach Vorkasse versenden. Sie erhalten, soweit es sich um eine gebührenpflichtige Urkunde handelt, von uns alle notwendigen Rechnungsangaben spätestens nach zwei Arbeitstagen per E-Mail zugeschickt.

•    Bestellung per E-Mail: Auf diesem Weg können Sie am schnellsten zu den gewünschten Urkunden gelangen, wenn Sie uns gleichzeitig eine Einzugsermächtigung erteilen. Schicken Sie uns eine E-Mail an standesamt@neuwied.de. Bitte teilen Sie uns mit, welche Urkunde Sie benötigen. Vergessen Sie nicht, uns so wichtige Angaben wie etwa Geburtstag und -ort, Eheschließungstag- und -ort oder Sterbetag und -ort mitzuteilen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden. Ermächtigen Sie uns bitte gleichzeitig, die Gebühren (siehe unten) von Ihrem Konto per Lastschrift abzubuchen. Geben Sie uns dazu bitte Ihre Bankverbindung und die Kontonummer an. Sie können uns auch den im Download-Bereich befindlichen Vordruck „Urkundenanforderung“ ausgefüllt als Anlage zuschicken. Die gewünschten Urkunden werden Ihnen spätestens am übernächsten Tag zugeschickt.

•    Schriftliche Bestellung: . Hier gilt im Grunde genommen das Gleiche, wie bei Bestellungen per E-Mail. Auch hier sollten Sie uns nach Möglichkeit die im Downloadbereich befindliche „Urkundenanforderung“ zuschicken. Bei erteilter Einzugsermächtigung versenden wir die Urkunde sofort nach Bearbeitung Ihrer Bestellung.

•    Bestellung per Fax: Auch hier gelten die vorstehenden Aussagen. Bitte schicken Sie uns Ihre Urkundenanforderung mit Einzugsermächtigung an folgende Fax-Nummer: 02631 802-443.

•    Telefonische Bestellung: Eine telefonische Bestellung sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen. Die Mitarbeiterin der Urkundenstelle ist telefonisch unter der Telefonnummern 02631 802442 zu erreichen. Legen Sie sich bitte Papier und Bleistift zurecht. Wir geben Ihnen, sofern die bestellte Urkunde gebührenpflichtig ist, bei dieser Gelegenheit alle notwendigen Angaben für eine Überweisung bekannt. Nach Zahlungseingang versenden wir die angeforderten Urkunden.
Bei ausländischen Banken können wir die anfallenden Gebühren nicht über eine Einzugsermächtigung einziehen. Wir versenden in diesen Fällen die Urkunden ausschließlich über Vorkasse. Beachten Sie dabei bitte, dass in einigen Fällen uns durch Bankgebühren letztlich ein geringerer Betrag gutgeschrieben werden kann. Bitte fragen Sie bei Ihrer Bank nach, welchen Betrag Sie überweisen müssen, damit wir auch den entsprechenden Betrag erhalten und nicht ein Teil für z. B. anfallende Unkosten für die Auslandsüberweisung abgezogen werden. 

Welche Gebühren entstehen bei Anforderung von Urkunden?
Alle Urkunden und beglaubigte Abschriften kosten 10,00 EUR; jede weitere Ausfertigung der im gleichen Arbeitsgang angefertigten gleichartigen Urkunde/beglaubigten Abschrift kostet 5,00 EUR.
Gebührenfreiheit besteht, soweit dies gesetzlich geregelt ist (z.B. für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung).