Das Kirchliche Notariat sichtet den Eingang der erweiterten Führungszeugnisse, dokumentiert und unterrichtet gegebenenfalls die jeweiligen Verantwortlichen. Dadurch wird die erforderliche Neutralität im Umgang mit den eingereichten erweiterten Führungszeugnissen gewährleistet.
Gleichzeitig hat der Kirchliche Notar auch dafür Sorge zu tragen, dass alle erforderlichen und angefragten erweiterten Führungszeugnisse tatsächlich vorgelegt sind.